Chatear en el trabajo puede no ser tan malo como cree tu jefe

¿Quieres ser amigo de Facebook con tu jefe? ¿O poder usar Snapchat con tus colegas en horas de trabajo? Este tipo de contacto social en la oficina es cada vez más popular como forma de escapar de la tiranía del correo corporativo.

Las empresas que quieren modernizar sus comunicaciones internas están utilizando aplicaciones para chatear como Chatter, Slack y Yammer, así como plataformas más establecidas, como Facebook.

El mercado para el software social empresarial, como se llama este tipo de servicio, valdrá más de $8,000 millones de aquí a 2019, según investigaciones de la empresa Markets and Markets.

Las intranets empresariales existen desde hace casi 20 años, pero es el buen resultado en celulares de muchas aplicaciones de mensajería lo que está sacudiendo el sector.

En enero de 2015, Facebook dio a conocer su nueva plataforma de comunicación, Facebook at Work, y acaba de lanzar su aplicación de chat asociada, Work Chat. El gigante tecnológico, con sus 1,500 millones de usuarios, parece querer dominar el mercado corporativo, así como la esfera privada.

Facebook ha inscrito ya a unas 300 empresas de distintos tamaños, incluida Heineken, Lagardere y Hootsuite.

Cultura corporativa

El mayor acuerdo logrado hasta ahora es con el Royal Bank of Scotland (RBS), que anunció a finales de octubre que tras un programa piloto instalará Facebook at Work para el conjunto de sus 100,000 empleados en 2016.

Pero, ¿por qué? Kavin Hanley, director de diseño en RBS, dice que así se facilita la colaboración entre distintas ramas del negocio.

Facebook at Work es un “componente básico para una cultura más transparente, participativa, colaborativa”, dice.

Lo mismo dice Julien Codorniu, el director de Colaboraciones de Plataforma, quien dice que la plataforma es más que una forma de comunicarse, sino una herramienta para potenciar la productividad. “Creemos fundamentalmente que un lugar de trabajo conectado es más productivo”, dice.

“Queremos conectar a 3,000 millones de trabajadores de todo el mundo. Todo lo que necesitas es un teléfono“.

Facebook at Work funciona de la misma forma que el Facebook personal y Hanley dice que esta familiaridad explica su éxito en RBS.

“Estamos viendo que no hay una curva de aprendizaje difícil ni se necesita formación. Esto implica que la tasa de adopción es mucho mayor que en ocasiones anteriores en las que se intentó hacer algo similar”, le dice a la BBC.

Si se añade a esto los beneficios de su aplicación móvil, que libera a los empleados de las aplicaciones de escritorio, RBS ha concluido que la herramienta “se puede usar inmediatamente”.

“Un dedo en el pulso”

Una de la razones más convincentes para probar estas nuevas formas de trabajar es encontrar una alternativa eficiente al aluvión de correos corporativos, que pueden ser en ocasiones apabullantes. La empresa de software de contabilidad Sage aplicó el portal de comunicaciones Chatter en su negocio en abril de 2015.

Sandra Campopiano, jefa de recursos humanos de la empresa, dice que 9,000 temas se han trasladado del correo electrónico a “mensajes directos, rápidos, o a grupos abiertos y participativos, y fórums. Queremos que la gente utilice estos canales que les parecen naturales, y que les ayudan a ser colaboradores”, dice.

“Así que estas herramientas sociales tienen que ser una de las opciones, sobre todo en una empresa tecnológica en la que tantos trabajadores son por naturaleza digitales”.

Andy Jankowski, fundador de Enterprise Strategies, una empresa de comunicaciones corporativas, explica que el valor de estas nuevas redes sociales corporativas está en su capacidad de hacer las comunicaciones más naturales y conversacionales.

“Permiten a los empleados comentar, hacer preguntas clarificadoras o compartir experiencias además de comunicar mensajes”, dice. “Comunicarse a través de una red social interna permite tener un dedo en el pulso de la organización”.

¿La muerte del email?

Pero ¿suponen estas nuevas formas de comunicación el final del correo electrónico en el trabajo? Los críticos dicen que el correo electrónico es esencialmente un método unidireccional de comunicación. El que envía el correo no tiene forma de saber si el contenido del mensaje es relevante o se entiende.

Y los que lo reciben gastan tiempo viendo correos que no necesitan.

“La sobrecarga de correos es un fenómeno común en muchas empresas, lo cual resulta en que los empleados simplemente no leen todo lo que reciben”, dice Jankowski.

“Esto crea un ambiente en el que los empleados no se enteran de cosas simplemente porque no han leído los mails”. Traslada las conversaciones del email a una red social en la que la gente puede entrar o salir, y tendrás una forma rápida y visible de compartir información y resolver problemas, dicen.

Aunque Jankowski cree que el correo electrónico es todavía la mejor forma de comunicarse con una persona o un pequeño grupo, está de acuerdo en que el final de correo para toda la empresa puede estar cerca. Podemos ver “la muerte rápida del email, igual que la del fax“, dice Campopiano.

¿Una pérdida de tiempo?

Pero, ¿no es cierto que recibir alertas de mensaje infinitas y actualizaciones de conversación puede distraer mucho en el ambiente de trabajo y reducir, no aumentar, la productividad? ¿No nos dedicaremos todos a intercambiar videos de gatos?

Pues más bien al contrario, dicen Hanley y Campopiano: la capacidad de salir de conversaciones irrelevantes nos deja más tiempo libre.

Codorniu dice que aunque los empleados acceden a Facebook at Work hasta 50 veces al día, las conversaciones son todas sobre trabajo. De hecho, Jankowski cree que los datos cosechados en toda esta actividad en la red social pueden ser muy útiles para el negocio.

“Ya usamos el análisis de las redes sociales para tomar decisiones de marketing”, dice. “¿Qué pasaría si pudiéramos reunir todo ese pensamiento colectivo para tomar mejores decisiones de negocio basadas en conversaciones y percepciones que se compartan a través de nuestra red social interna?”.

Preocupaciones de seguridad

Una cuestión que puede hacer que las empresas se lo piensen dos veces antes de adoptar aplicaciones de red social para las comunicaciones internas, sin embargo, es la seguridad de los datos: ¿cuán seguro es tu proveedor al almacenar todas estas conversaciones corporativas potencialmente sensibles?

La rescisión por parte de la Unión Europea del acuerdo conocido como Safe Harbour significa que las empresas no pueden asumir que los proveedores con base en Estados Unidos ofrecen protecciones de privacidad adecuadas.

Si trabajas en Estados Unidos, ¿estarías de acuerdo en que el gobierno de Estados Unidos pueda acceder a ellas, en base a la Ley Patriótica? Esto es algo que da para hablar, pero seguramente mejor no hacerlo en internet.

– Catherine Lawson