Cuánto tiempo se deben conservar los registros de impuestos y otros documentos

La temporada de impuestos es el momento perfecto para comenzar a seleccionar los archivos en papel y electrónicos, y poner todo en orden.

En esta época del año, es importante hacer un seguimiento de los documentos fiscales que esperas para asegurarte de que realmente los recibas, dice Greg McBride, analista financiero principal de Bankrate.

También es una buena idea mantenerlos bien organizados. McBride sugiere que coloques todos los formularios W-2, por ejemplo, juntos en un solo lugar. Haz lo mismo con los formularios 1099 y resúmenes de cuentas de las agencias de corredores.

“Si aún no has comenzado a pagar los impuestos, ordenar el papeleo te reducirá el estrés y hará que seas más eficiente”, afirma.

Incluso si ya has presentado los impuestos, crear un sistema organizativo ahora podría beneficiarte si te hacen una auditoría. También hará que tu vida sea más fácil cuando tengas que volver a preparar los papeles de impuestos el próximo año. 

No se trata solo de los impuestos

Si bien estás concentrado en los documentos impositivos, es una buena idea organizar todos los documentos financieros, comenta Barbara Weltman, que dirige el sitio web Big Ideas for Small Business (Grandes Ideas para pequeños negocios) y es la autora de “JK Lasser’s Small Business Taxes 2019” (Wiley, 2018).

“Hay muchas ocasiones en las que es posible que necesites recuperar tus documentos con poca antelación”, menciona.

Por ejemplo, es posible que necesites declaraciones de impuestos y de agencias de corredores de años anteriores si te reúnes con un asesor financiero. Si tu casa resulta afectada por un incendio o una inundación, o si un ladrón te visita, es posible que necesites acceder rápidamente a los documentos de tu seguro. Si te enfermas, es posible que tus seres queridos necesiten encontrar documentos que demuestren que pueden cuidarte, como tus apoderados de atención médica.

“Si bien el proceso puede ser desalentador, organizar tus documentos ahora significa que podrás eliminar documentos innecesarios y simplificar tu vida”, garantiza McBride.

Cómo organizar tus registros

Weltman dice que una buena manera de comenzar es dividir tus documentos financieros en 4 categorías.

Conservar durante menos de un año. En este archivo, Weltman indica que guardes tus recibos del cajero automático, los depósitos bancarios y los recibos de las tarjetas de crédito hasta que queden conciliados con tus estados de cuenta mensuales. Una vez que hayas hecho eso, destruye los documentos en papel o elimina los archivos electrónicos de manera segura, a menos que los necesites para respaldar tu declaración de impuestos. Conserva las pólizas de seguro y las declaraciones de inversión hasta que lleguen otras nuevas. 

Conservar durante un año o más. Conserva los documentos relacionados con préstamos hasta que hayas saldado esos préstamos. A menudo, eso será durante más de un año. Si tienes un automóvil, conserva el título hasta que lo vendas. Si tienes inversiones en acciones, bonos y fondos mutuos, por ejemplo, conserva las confirmaciones de compra hasta que las vendas, para que puedas establecer tu base de costo y el período de tenencia, menciona McBride.

Conservar durante 7 años. Si no informas todos tus ingresos brutos en las declaraciones de impuestos, el gobierno tiene 6 años para cobrarte el impuesto o iniciarte un proceso legal. Por una cuestión de seguridad, McBride establece que debes conservar todos los registros de impuestos durante al menos 7 años.

Conservar para siempre. Los registros tales como certificados de nacimiento y de defunción, certificados de matrimonio, sentencias de divorcio, tarjetas de Seguridad Social y documentos de baja del servicio militar deben conservarse indefinidamente. Además, conserva todos los documentos de los planes de beneficios definidos, los documentos de planificación patrimonial, las pólizas de seguro de vida y un inventario de lo que hay dentro de tu caja de seguridad bancaria.

Cómo almacenar tus archivos. Existen muchas maneras de almacenar documentos importantes. Weltman afirma que una buena idea es usar una caja fuerte a prueba de incendios o archivos electrónicos protegidos por contraseña para documentos tales como las declaraciones bancarias y de inversión, los documentos de planificación patrimonial, la información sobre pensiones, los recibos de sueldo y documentos impositivos.

También comenta que deberías invertir en una caja de seguridad para los documentos que no puedan reemplazarse fácilmente. Estos incluyen certificados de nacimiento y de defunción originales, tarjetas de Seguridad Social, pasaportes, documentos del seguro de vida, certificados de matrimonio y sentencias de divorcio.

En el caso de los archivos electrónicos, McBride indica que consideres hacer una copia de seguridad en la nube. Es una buena idea asegurarse de que el proveedor de almacenamiento utilice una tecnología de encriptación. También puedes almacenar copias de tus archivos en carpetas en un disco duro externo que esté protegido por contraseña.

Inscríbete para recibir Lo último – nuestro boletín mensual. Recibe contenido nuevo entregado directamente a tu correo electrónico.

Consumer Reports is an independent, nonprofit organization that works side by side with consumers to create a fairer, safer, and healthier world. CR does not endorse products or services, and does not accept advertising. Copyright © 2019, Consumer Reports, Inc.

Consumer Reports no tiene ninguna relación financiera con los anunciantes en este sitio. Consumer Reports es una organización independiente sin fines de lucro que trabaja junto a los consumidores para crear un mundo justo, seguro y saludable. CR no apoya productos o servicios y no acepta publicidad. Copyright © 2018, Consumer Reports, Inc.